La Oficina de Secretaría Municipal sirve de apoyo en todo lo relacionado a la fase administrativa básica de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal.
Entre las funciones y deberes, la Oficina de Secretaría Municipal, a través de su directora, está repasar las leyes y reglamentos que le sean aplicables a su función. La Secretaria(o) Municipal, igualmente es el Presidente de la Junta de Subastas, lo que conlleva tener conocimiento de las funciones y deberes con respecto a la Junta de Subastas.
Servir a la ciudadanía, con una gestión administrativa de alto desempeño, focalizando y priorizando la atención oportuna en el individuo, como eje central del desarrollo humano de forma participativa e incluyente; propendiendo por el fortalecimiento de sus capacidades, habilidades y competencias, orientadas al crecimiento económico y la sostenibilidad ambiental del territorio; administrando los recursos públicos de manera transparente y con efectividad, mediante la implementación de las políticas, planes, programas y proyectos.
Tener una Administración pública transparente, eficiente y eficaz, fortalecita en su estructura administrativa con una infraestructura tecnológica avanzada, inclusiva y participativa con todos los actores del desarrollo, y con servidores públicos íntegros y con altas competencias laborales, reconocida como una de las administraciones con mejor desempeño municipal y con el mejor índice de gobierno abierto del país; Administración que facilita a la ciudad Competitiva, que avanza hacia el desarrollo económico y humano.
- Prioridad
- Honestidad
- Respeto
- Compromiso
- Empatía
- Transparencia
- Lealtad
- Tolerancia
- Integración
- Confianza
- Flexibilidad
- Eficiencia
- Solidaridad
- Inclusión
- Colaboración
- La Secretaria Municipal firma certificaciones, cartas y otros documentos que le son delegados por escrito por el Alcalde.
- Con respecto al personal a su cargo, debe orientarlo sobre las normas y procedimientos a seguir en el desempeño de las funciones.
- Representa al Alcalde en ciertas actividades oficiales según delegadas.
- Vela por el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
- Es custodio del Sello Oficial del Municipio.
- Colabora con los auditores.
- Somete a las agencias correspondientes copias certificadas de los documentos solicitados por estas.
- Recibe y Postea los Edictos en los que se emplaza al Municipio.
- Radica en el Departamento de Estado Copias de Los Reglamentos Municipales de aplicación General y sus enmiendas.
- Emite los Endosos de las actividades que se realizan en sus en las facilidades que custodia.
- Requisiciones
- Órdenes de anuncios (avisos públicos)
- Convocatorias
- Juramentos de nuevos nombramientos
- Ejerce evaluación del personal a su cargo
- Redacta las Proclamas y da lectura a las mismas
- Registra y procesa las Órdenes Ejecutivas del Alcalde
- Se tramita los documentos para la venta de los solares cedidos en usufructo y custodia los documentos del proceso.
- Convocar la Junta de Subastas
- Como Presidente de la Junta participa con voz y voto en las disposiciones.
- Prepara los edictos, anuncios de subastas, convocatorias y otros.
- Solicita toda la documentación relacionada a las Subastas.
- Prepara las especificaciones y condiciones de las subastas.
- Al Director de Finanzas, le mantiene en conocimiento de todos los acuerdos tomados por la Junta, así como de cualquier otro documento necesario. Esto se hace a través de invitación ante la Junta.
- Prepara y tramita todos los documentos, carta, y certificaciones a los licitadores participantes de los proceso de Subastas.
- Conservará y custodiará los Libros de Actas.
- Notifica por escrito y por correo certificado y con acuse de recibo las adjudicaciones.
- Mediante Proyecto Administrativo solicita a la Legislatura Municipal adquirir los bienes y servicios en mercado abierto de todos los artículos no adjudicados.
- La supervisión de los empleados.
- La petición del presupuesto para dicha Oficina y la administración de los fondos asignados para su funcionamiento.
- La realización de las requisiciones de compra y firma de las Órdenes.
- Formalizar el contrato de arrendamiento de los equipos y de mantenimiento.
- Velar porque se cumpla con el Reglamento que la rige.
- Presentar a la Oficina de Finanzas el cuadre de los costos incurridos en sellos de diversas dependencias para que se ejecute la trasferencia de los fondos.
- Supervisión de los empleados.
- Se organizan por oficinas.
- Se mantienen en su respectivo orden y se despachan a requerimiento del director perteneciente.
- Se procesa la disposición de los mismos a través de un formato específico de la Oficina de Administración de Documentos Públicos, Adscrita al Instituto de Cultura Puertorriqueño.
- Se coordina con la Dependencia de Obras Públicas el traslado al vertedero correspondiente para decomisar y se levanta un acta, de la cual se envía copia a la Administración de Documentos Públicos y se conserva en Secretaría Municipal la original.
- Custodia la Colección Histórica de Ponce
- Administrar y desarrollar propiedades y/o facilidades existentes del Municipio Autónomo de Ponce, comercializando las mismas para obtener ganancias que se revertirán al Municipio.
- Velar por la planta física de cada Empresa y que la misma cumpla con todos los requerimientos en ley.
- Promover el desarrollo económico fomentando el empresarismo.
- Administrar y desarrollar propiedades y/o facilidades existentes del Municipio Autónomo de Ponce, comercializando las mismas para obtener ganancias que se revertirán al Municipio.
- Velar por la planta física de cada Empresa y que la misma cumpla con todos los requerimientos en ley.
- Promover el desarrollo económico fomentando el empresarismo.
- Operación de consolas para conectar, almacenar, transferir y desconectar llamadas telefónicas
- Realizar conexiones para las llamadas salientes
- Responder preguntas telefónicas y mensajes de grabación
- Orientación a los ciudadanos sobre los servicios que ofrece el Municipio Autónomo de Ponce
- Investigar los problemas de operación del sistema e informar a los servicios de reparación
- Canalizar a través de las diferentes Dependencias Municipales los servicios solicitados por los ciudadanos.
- Tramitar y referir a la Oficina de Sistemas las averías en las líneas telefónicas y solicitar equipo nuevo de ser necesario
- El Almacén recibe, almacena, controla, custodia y reparte las mercancías o materiales. Da entrada a las mercancías. Durante el proceso se comprueba la cantidad, calidad o las características de los productos o materiales del pedido.
- Durante el periodo de tiempo en que son almacenados se verifica la condición de los productos siguiendo las especificaciones de cada producto. Se determina la cantidad y frecuencia de la salida a fin de disminuir las salidas.
- El almacén también custodia equipos de uso frecuente y los distribuye y recoge según la necesidad de cada dependencia.
PO Box 331709
Ponce, P.R. 00733-1709
Tel. 787-284-4141
Ext. 2294, 2281, 2287